Nowoczesna ewidencja i zarządzanie zbiorami muzealnymi – inwestycja w przyszłość kultury

Cyfryzacja to jedno z największych wyzwań i jednocześnie największych szans dla sektora kultury w XXI wieku. Dziś, gdy dostęp do informacji odbywa się w dużej mierze przez Internet, a odbiorcy oczekują interaktywnych i otwartych instytucji, tradycyjne papierowe księgi i nieuporządkowane pliki arkuszy stają się niewystarczające.

Muzea – jako strażnicy dziedzictwa narodowego – potrzebują nowoczesnych narzędzi, które pozwolą nie tylko chronić i ewidencjonować ich zbiory, lecz także skutecznie je popularyzować. Odpowiedzią na te potrzeby jest system do ewidencji i zarządzania zbiorami muzealnymi.

Muzea w świecie cyfrowym – nowe wyzwania i obowiązki

Polskie muzea działają w oparciu o szereg przepisów prawnych: ustawę o muzeach, ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a także przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Obowiązki te nie są jedynie formalnością – dotyczą one codziennego funkcjonowania muzeum: od prowadzenia ksiąg inwentarzowych po digitalizację i udostępnianie zbiorów.

Brak spójnego systemu sprawia, że instytucje borykają się z:

• rozproszeniem danych,
• brakiem jednolitej dokumentacji konserwatorskiej,
• ryzykiem niezgodności z RODO,
• ograniczonym kontaktem z badaczami i pasjonatami,
• a także z problemem niskiej widoczności zbiorów w przestrzeni cyfrowej.

Jak działa nowoczesny system muzealny?

System muzealny, która Mayeryn wdrożyło w EC1 Łódź to przykład kompleksowego rozwiązania, które łączy potrzeby administracyjne i edukacyjne.

1. Kompleksowa ewidencja zbiorów

Oprogramowanie zastępuje tradycyjne księgi: inwentarzowe, depozytowe, wpływów, pomocnicze i braków. Każdy obiekt zyskuje indywidualną kartę z pełnymi informacjami o pochodzeniu, autorze, materiale, technice wykonania, stanie zachowania czy wartości ubezpieczeniowej.

2. Zarządzanie procesami konserwatorskimi

Dzięki wbudowanemu modułowi konserwatorskiemu muzeum prowadzi elektroniczną dokumentację zabiegów, przypisuje zalecenia i kontroluje historię ingerencji w obiekty.

3. Digitalizacja i prezentacja online

System umożliwia tworzenie pełnych cyfrowych kart obiektów wraz z fotografiami, materiałami audio i wideo. Najcenniejsze eksponaty mogą trafiać do modułu Centrum Kompetencji Obiektu i być prezentowane w sieci – zgodnie ze standardami WCAG 2.1, także w języku angielskim, co otwiera polskie zbiory na świat.

4. Kwerendy naukowe i popularyzacja wiedzy

Dzięki integracji z portalami cyfrowymi i modułowi zapytań online badacze z Polski i zagranicy mogą otrzymywać informacje o zbiorach bez konieczności fizycznej wizyty w muzeum. To oszczędność czasu i szansa na promocję dorobku instytucji.

5. Skontrum i kontrola zbiorów

Inwentaryzacja z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych i QR staje się procesem szybkim, przejrzystym i pozbawionym błędów ludzkich. System generuje raporty braków, nadwyżek czy obiektów wypożyczonych.

6. Integracja z finansami i dokumentacją prawną

Oprogramowanie współpracuje z systemami księgowymi, a także wspiera obsługę umów związanych z zakupem, depozytem czy darowizną. To nie tylko wygoda, ale też gwarancja transparentności procesów.

Jakie są korzyści dla muzeum i społeczeństwa?

Dla muzeum:

• oszczędność czasu i zasobów,
• uporządkowana dokumentacja i eliminacja błędów,
• zgodność z przepisami prawa,
• większa efektywność pracy działów merytorycznych.

Dla społeczeństwa:

• łatwiejszy dostęp do dziedzictwa kulturowego,
• możliwość korzystania z zasobów w domu – z poziomu komputera czy telefonu,
• otwartość instytucji na osoby z niepełnosprawnościami dzięki dostępności cyfrowej,
• promocja polskich zbiorów w skali międzynarodowej (np. przez integrację z Europeana).

Co tracą muzea bez takiego systemu?

Instytucje, które nie wdrażają nowoczesnych narzędzi, narażają się na:

• chaos w ewidencji i trudności w odzyskaniu pełnych danych,
• czasochłonne i kosztowne inwentaryzacje,
• ryzyko utraty zaufania ze strony badaczy, partnerów i darczyńców,
• ograniczony kontakt ze społeczeństwem, które oczekuje dostępności online.

Przyszłość muzeów – cyfryzacja i otwartość

Przykład naszego wdrożenia w EC1 Łódź pokazuje, że muzeum może być nie tylko instytucją gromadzącą zbiory, lecz także centrum wiedzy i kompetencji otwartym dla odbiorców na całym świecie. To przykład, że system do ewidencji i zarządzania zbiorami muzealnymi jest nie tylko narzędziem administracyjnym, ale też strategiczną inwestycją w przyszłość kultury.

Dzięki niemu muzea zyskują:

• większą transparentność,
• nowoczesny wizerunek,
• możliwość budowania relacji z odbiorcami w kraju i za granicą.

Cyfrowa transformacja muzeów to proces, którego nie da się zatrzymać. Wdrażając system do ewidencji i zarządzania zbiorami, instytucje publiczne nie tylko spełniają wymagania prawne, ale przede wszystkim otwierają się na nową erę dostępności i popularyzacji kultury.

Muzeum, które inwestuje w taki system, inwestuje w przyszłość – swoją, swoich zbiorów i swojej publiczności.

Ty również chciałbyś unowocześnić swoje muzeum poprzez wdrożenie takiego systemu? Skontaktuj się z nami.